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  • Bruna Ferencz – Designer e Fundadora da Kofe Design

COMO CRIAR UM SISTEMA DE ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO



Tem momentos na vida em que ficamos perdidos com tudo o que precisamos fazer, é difícil conciliar todas as demandas pessoais, da família, do trabalho, dos estudos, entre outras tantas. Parece que as 24 horas nunca são suficientes para deixar tudo em dia, não importa o quanto nos esforçamos, ainda terminamos com aquela sensação de não dar conta.


Buscando melhorar esse cenário na minha vida, comecei a estudar sobre organização e planejamento e, a partir disso, criei um sistema alinhado com as minhas necessidades e que tem me ajudado muito a manter uma rotina mais equilibrada e produtiva.


Neste post vou compartilhar como fiz isso, com o objetivo de inspirar vocês a construírem o seu próprio sistema! Lembrando que o que funcionou para mim, pode e deve ser adaptado para o seu contexto.


Outro ponto importante é que, como tudo muda e inclusive nós mesmos, permita-se experimentar, tentar, errar e mudar até encontrar o melhor formato para você. Perceba que é um processo que leva um tempo e que estará sempre em constante evolução.



Mas afinal, o que é um sistema de organização e planejamento?


Quando digo “sistema, é porque não é apenas uma ferramenta ou um hábito que vai melhorar sua rotina, mas sim um conjunto deles!

Ou seja,


Criar um sistema de organização e planejamento consiste em definir um conjunto de ferramentas e hábitos que irão te ajudar, no dia a dia, a manter uma rotina mais leve, produtiva e além disso, a progredir com seus objetivos, sem sacrificar sua saúde física ou mental.

O seu sistema será seu, deve ser feito por você e para você, considerando as suas necessidades, interesses e objetivos.

Então, o primeiro passo para criar o seu sistema, é refletir sobre você mesmo. Para te ajudar nesse processo de autoconhecimento, você poderá fazer os exercícios a seguir.


DICA PARA COMEÇAR

Escolha um lugar de afeto para fazer suas anotações e iniciar seu sistema. Pode ser um caderno que você goste, folhas específicas em uma pasta ou até mesmo um aplicativo que você tenha mais familiaridade.



Exercício 01 – Objetivos

Encontre um lugar tranquilo, feche os olhos e respire por um momento, então, tente se imaginar daqui 10 anos durante um dia comum na sua vida. Não pense em grandes conquistas, mas sim em como você gostaria que uma quarta-feira comum fosse na sua vida.


Como você gostaria de acordar? O que você gostaria de comer? Com quem você gostaria de interagir? O que você gostaria de fazer? Com o que gostaria de trabalhar?


Pense nas coisas básicas da vida e se imagine nesse cenário. Depois disso, escolha um lugar de anotação e escreva com a maior riqueza de detalhes que puder.


Após ter escrito sobre você em 10 anos, pense sobre como você precisaria estar daqui a 5 anos para ficar o mais perto possível desse cenário. Faça anotações para esse marco.


Depois, pense em 3 anos, como você deveria estar ou o que você deveria estar fazendo, considerando o lugar aonde quer chegar. Também faça anotações para esse marco.


A partir desse exercício, você conseguirá ter uma visão do futuro que quer construir e uma ideia do que precisa priorizar hoje para chegar lá. Aproveite tudo que anotou para extrair, de maneira resumida e em uma anotação separada:

  • Em 10 anos: sua visão de futuro.

  • Em 5 anos: suas metas.

  • Em 3 anos: seus objetivos.


Exercício 02 – Interesses

Às vezes, passamos muito tempo focando em uma área específica da vida e outras ficam de lado. Inevitavelmente acabamos sentindo as consequências mais tarde.


Por exemplo, se você se identifica como workaholic, pode estar investindo todo seu tempo no trabalho e deixando de lado sua saúde ou relacionamentos. Com o tempo, a vida fica desequilibrada e você sente o resultado no próprio corpo ou no tempo que perdeu com as pessoas que estima.


O próximo exercício ajudará a observar as diversas áreas da vida e identificar como está atuando em cada uma, assim como seus interesses e intenções para elas.


Para começar, escreva o título da área e apenas uma análise de como ela está atualmente na sua vida.


Áreas da Vida:
  1. Desenvolvimento pessoal;

  2. Mente;

  3. Emoções;

  4. Espiritualidade;

  5. Criatividade;

  6. Saúde;

  7. Aparência;

  8. Relações – Família;

  9. Trabalho – Clientes;

  10. Espaço de trabalho;

  11. Finanças;

  12. Rotina e organização.

Depois, pense e escreva como você gostaria que essa área estivesse na sua vida, o que você gostaria de fazer em relação a ela e quais são suas intenções com cada uma.


Exercício 03 – Necessidades

Rotina Ideal

Comece esse exercício respirando e pensando sobre como você gostaria que fosse sua rotina. Então, anote o seu dia ideal, com absolutamente tudo o que você gostaria de poder fazer no seu dia a dia.


Rotina Mínima

Talvez você tenha feito uma lista bem longa: acordar às 5 da manhã, correr 5 quilômetros, tomar café reforçado com suco verde, fazer yoga, meditação, malhar, passear com o cachorro, tomar banho, arrumar as crianças com calma, levar para escola... tudo isso ainda antes de começar o trabalho.


Porém, a vida muitas vezes é um pouco mais complicada. No inverno é natural que nosso corpo não queira acordar cedo, quando nós, mulheres, estamos menstruadas, correr 5 quilômetros pode não parecer tão interessante e às vezes, simplesmente está chovendo muito e o nosso ânimo é menor.


Então, lembre-se agora de um dia em que você não se sente com muita energia ou ânimo, observe sua lista de rotina ideal e, a partir dela, faça uma lista separada para a sua rotina mínima, só com os itens que você realmente precisaria fazer para se sentir melhor e dar conta das suas responsabilidades.


Se possível, corte ainda mais itens da lista e tenha ela como base para o seu dia a dia. Quando estiver difícil, foque apenas no mínimo proposto.


Exercício 04 – Atrasos

Podem existir alguns lugares na sua vida que ocupam a sua energia e não servem para nada. Lugares onde a bagunça, física ou mental, se acumula ocupando sua mente e possivelmente atrasando sua vida.


Nesse exercício, tente identificar e liste os lugares onde a bagunça (física ou mental) se acumula: e-mail, mesa de cabeceira, armários, aplicativos sem uso, emoções não processadas, crenças limitantes etc.


Liste tudo e depois pense com calma no que fazer com cada um. Excluir, doar, conversar com alguém, fica a seu critério!


DICA PRÁTICA

Às vezes tentamos fazer as coisas se encaixarem em algum lugar, porém, mais vale observar o "lugar natural" delas e se organizar diante disso.


Por exemplo: se você sempre chega e coloca suas coisas em cima do balcão, mas se incomoda com a bagunça, não tente se forçar a levar suas coisas para o armário. Você pode simplesmente colocar um gancho bonito perto do balcão e pendurar suas coisas ali no momento em que chega.


Exercício 05 – Demandas

Uma grande dificuldade da rotina é manejar todas as tarefas que temos para fazer e ainda as que não param de chegar. Tem momentos em que o cérebro fica sobrecarregado com tantas informações armazenadas para processar e não nos deixa descansar, preocupado com uma lista sem fim que não podemos esquecer.


Coletar tarefas

Estabelecer um lugar onde você possa listar todas as tarefas que já estão na sua vida e que possa continuar utilizando para anotar as que surgirem por novas demandas, deixará seu cérebro mais tranquilo com o tempo.


Parece simples, mas o hábito de coletar tarefas no momento em que chegam é muito valioso. Assim, ao invés de parar o que você está fazendo para atender uma nova demanda, pense apenas em anotá-la e, quando for organizar e planejar, você poderá escolher o melhor momento para executá-la.


No momento de coletar tarefas, não se preocupe em sair executando. Apenas anote tudo! Depois você poderá decidir o que fazer com cada uma.


Apenas liste no lugar onde você escolheu, todas as tarefas que já estão pipocando na sua mente. Olhe também para os exercícios anteriores e colete tarefas a partir das suas metas, objetivos, intenções para cada área da vida e ações relacionadas aos atrasos que precisa resolver.


DICAS PRÁTICAS

Durante sua coleta, utilize a escrita sempre no formato de uma ação. Por exemplo: “Fazer matrícula na natação / Separar roupas para doação / Comprar tapete de yoga”.


Seja sempre detalhista e deixe a ação bem clara, assim você não precisará decifrar ou se lembrar do que queria dizer quando coletou a tarefa.


Não se preocupe se a sua primeira coleta gerar uma lista gigantesca de tarefas. Seu cérebro agradecerá por esse processo, pois todas elas já estão consumindo a energia dele.


Caixas de Entrada

Agora que você já tem um lugar para coletar suas tarefas, identifique por onde as demandas (ideias, tarefas, insights, solicitações etc) chegam para você: aplicativos de mensagem, e-mail, cursos, terapia, o que mais?


Faça uma lista específica com todas as suas caixas de entrada e depois as observe, pense de quanto em quanto tempo você realmente precisa conferir cada uma delas.


Eu costumava receber muitas solicitações via WhatsApp e isso me deixava muito ansiosa. Parece que o conceito "mensagem instantânea" cobrava uma "resposta instantânea" também. Porém, atender tudo que me pediam o tempo todo, tirava o foco do que eu realmente precisava e tinha me proposto a fazer. Defini que desligaria as notificações do aplicativo e que eu realmente precisava checar ele 2 vezes ao dia. Isso tem funcionado no meu contexto de trabalho e me fez bem, diminuindo muito a ansiedade.


Sempre que você conferir suas caixas de entrada, se preocupe inicialmente em apenas coletar as tarefas e dar retornos pontuais. Uma sugestão: "Ok, vou verificar e retorno assim que possível!".



Criando o seu sistema!

Agora que você já investiu em autoconhecimento e listou todas as tarefas que estavam permeando sua vida, poderá ter uma noção mais clara do que é importante para você e do que priorizar na sua rotina. Então, já podemos falar sobre como fazer isso.


Fases do sistema de organização de planejamento:

Você poderá dividir seus sistema em 4 fases principais:

  • Organizar.

  • Planejar.

  • Executar.

  • Revisar.

Às vezes, nosso caos e sofrimento começa quando tentamos fazer tudo ao mesmo tempo. A sugestão é que você defina momentos diferentes para cuidar de cada uma.


Inclusive, você também poderá olhar para cada fase considerando ciclos maiores e menores, de longo prazo e de curto prazo. Por exemplo:


Para um ano:

  • Organizar: Dezembro.

  • Planejar: Janeiro.

  • Executar: Demais meses.

  • Revisar: A cada nova estação (3 meses).

Para a semana:

  • Organizar: Sábado.

  • Planejar: Domingo.

  • Executar: Dias úteis.

  • Revisar: Sexta.

Organizar

Para a fase de organização, sua principal ferramenta será aquela que você definiu para fazer a coleta de tarefas.


A proposta é que nesse momento, você organize item por item da sua lista, na ordem em que aparecem. Perceba que ainda não é o momento de executar as tarefas, apenas de organizá-las. Para isso, você pode estabelecer categorias para suas tarefas, como:

  • Fazer (urgentes e prioritárias).

  • Planejar (importantes, mas que posso me planejar para fazer).

  • Delegar (importantes, mas posso pedir ajuda para alguém).

  • Adiar (tenho interesse, mas podem esperar).

Com suas tarefas organizadas dessa forma, será muito mais fácil se planejar.


DICAS PRÁTICAS

Use listas separadas para cada categoria ou tags para sinalizá-las caso você use algum aplicativo para fazer sua coleta de tarefas.


Quando determinar a categoria, risque, delete ou tire a tarefa da sua coleta inicial. A ideia é que suas tarefas avancem no seu sistema até que sejam finalizadas.


Algumas tarefas são tão complexas que o ideal é dividi-las em outras menores.


Você também poderá organizar tarefas referentes ao mesmo assunto em projetos, assim facilitará sua revisão. Use tags ou padrões de nomenclatura para te ajudar a identificar. Por exemplo: Saúde – fazer matrícula na natação e Saúde – comprar maiô.


Planejar

Depois de coletar e organizar suas tarefas, você deverá dedicar um momento para planejar quando vai executá-las.


Comece definindo uma ferramenta para fazer o seu planejamento de execução. Você pode utilizar uma agenda física, digital, um planner ou até mesmo um caderno. O importante é que tenha uma marcação dos dias para que você possa seguir durante o seu dia a dia.


Depois de definir sua ferramenta, use-a para incluir em cada dia as tarefas que você se propõe a executar. Você pode planejar e incluir tarefas para a sua semana ou até mesmo para o mês inteiro.


Dicas de priorização das tarefas de acordo com as categorias da organização:

  • Fazer – priorizar para executar na semana.

  • Planejar – priorizar para executar no mês.

  • Delegar – priorizar a solicitação na semana e o acompanhamento no mês.

  • Adiar – não entram no planejamento, apenas conferir novamente durante as revisões. Se não fizer mais sentido, deletar a tarefa, mas se ela for priorizada, mudar para outra categoria.

Sinalize ou delete da sua ferramenta de coleta de tarefas aquelas que já foram para o seu planejamento de execução. Neste caso, leve sempre muito a sério no seu dia a dia o seu planejamento e tenha mais atenção com as tarefas que se propôs a fazer.


DICAS PRÁTICAS

Para o seu planejamento ser mais viável, considere sua rotina mínima proposta, tentando incluir também o mínimo possível de tarefas por dia, afinal, também é importante deixar espaço para imprevistos.


Inclua também no seu planejamento todos os compromissos previstos, reuniões, consultas, encontros etc. Reserve os horários para os compromissos e sempre que possível, inclua todas as informações que vai precisar para eles: endereços, links, documentos etc.



Executar

Esta fase não tem muito mistério, diz respeito aos momentos em que você executa as tarefas que propôs durante o planejamento.


Observe os horários em que você sente que rende mais para cada tipo de atividade e vá adaptando seu planejamento de acordo com isso.


Alguns dias também são mais propícios para atividades criativas, comunicativas ou de foco. Manter um diário sobre como foi sua experiência de execução pode trazer insights valiosos na fase de revisão e te ajudar a se adaptar.


Lembre sempre que os ciclos da natureza e do nosso corpo podem influenciar muito nossa capacidade de execução. Você não é uma máquina, então tenha paciência e ajuste sempre que precisar.


DICAS PRÁTICAS

Reserve horários específicos na agenda apenas para os compromissos que tenham horários específicos para acontecer. De preferência, deixe as tarefas marcadas para executar ao longo do dia.


Às vezes, imaginamos que vamos precisar de um determinado período para concluir uma tarefa, mas na prática podemos levar mais ou menos tempo e fazer esse microgerenciamento da agenda pode te desgastar e trazer uma falsa sensação de não estar seguindo como deveria.


Revisar

Esta fase é muito importante para acompanhar o seu progresso e identificar o que pode melhorar no seu sistema. Defina quando e o que irá revisar.


Escolha também um lugar de afeto para fazer anotações de revisão. Você pode colocar o título e a data da revisão.


Revisões semanais

São ótimas para observar como você estava, os compromissos que passaram e como foi sua execução das tarefas propostas.


Revisões mensais

São ótimas para verificar como estão suas áreas da vida e suas intenções com elas. Também é um bom momento para revisar as tarefas que ficaram na categoria "Adiar".


Revisões de estação

São ótimas para acompanhar o progresso dos seus objetivos e metas.


Revisões anuais

São ótimas para revisitar sua visão de futuro, suas metas, seus objetivos e identificar se algo mudou nesse cenário.


DICA PRÁTICA

Escolha um momento tranquilo para revisar, respire, tome água, coloque uma playlist que te anima. Acolha com carinho o seu progresso e aproveite esse momento para agradecer por tudo que você fez e tem feito por você.


Para o dia a dia

Além de definir como você vai lidar com cada fase do seu sistema, é muito útil definir um check-in e um check-out para o seu dia a dia. Seriam duas pequenas listas que você pode conferir no começo e no final do dia, a fim de manter o ritmo e as coisas em ordem.


Sugestões:

Checkin
  1. Uma ação mínima da sua preferência para começar bem o dia.

  2. Conferir tarefas e compromissos previstos para o dia.

  3. Incluir providências para tarefas e compromissos do dia.

  4. Conferir as caixas de entrada.

  5. Coletar novas tarefas.

  6. Seguir o planejamento.

Checkout
  1. Conferir tarefas e compromissos para o dia seguinte.

  2. Incluir providências para tarefas e compromissos do dia seguinte.

  3. Conferir as caixas de entrada.

  4. Coletar novas tarefas.

  5. Organizar tarefas coletadas.

  6. Repassar o dia e o que você conseguiu fazer com gratidão.

  7. Uma ação mínima da sua preferência para terminar bem o dia.

DICA PRÁTICA

Durante o dia, sempre que surgir uma nova demanda ou você lembrar de algo que precisa fazer, lembre de usar imediatamente a sua ferramenta de coleta de tarefas para apenas anotar e não perder o foco do que já havia planejado.


Resumo:

Autoconhecimento

Como o sistema é para você e por você, invista em autoconhecimento para descobrir o que é importante e necessário para você e, principalmente, onde você quer chegar. Dessa forma fica mais fácil priorizar suas atividades no dia a dia.


Ferramentas

Você pode escolher ferramentas analógicas ou digitais, considere ter:

  • Lista para coleta de tarefas.

  • Listas para organizar tarefas em categorias.

  • Agenda para planejar a execução de tarefas e compromissos.

  • Anotações das revisões.

Fases

Defina momentos para cuidar de cada fase do seu sistema:

  • Organizar.

  • Planejar.

  • Executar.

  • Revisar.

Check-in e Check-out

Até entrar no ritmo, mantenha sempre à mão suas listas de check-in e check-out. Considere sempre o mínimo possível.


DICA PRÁTICA

A revisão semanal ajuda mais do que parece, foque nela e invista nela sempre que precisar retomar o seu processo.


Conclusão:

Criar um sistema de organização e planejamento é mais fácil do que o nome sugere e os benefícios são ótimos:

  • Te ajuda a priorizar e focar no que realmente importa para você.

  • Facilita suas tomadas de decisões ao longo do tempo.

  • Diminui sua carga mental.

  • Ajuda a equilibrar as áreas da sua vida.

Tenha paciência com você e com o seu processo. Leva um tempo para seu sistema funcionar bem e para que seu cérebro confie nele, mas vale a pena.


Sobre mim:

Meu nome é Bruna, sou designer, empresária, esposa e mãe. Eu costumava ser uma workaholic inveterada, talvez mais por necessidade do que interesse. Com o tempo a vida parecia um caos e por mais que eu trabalhasse incontáveis horas por dia, sempre acabava com a sensação de estar devendo algo.


Os estudos sobre organização e planejamento me ajudaram muito a ter uma vida mais equilibrada e hoje tenho mais tempo e consciência das minhas escolhas. Assim como você, também estou nesse processo, aprendendo, testando, errando e descobrindo o que funciona mais para mim.


Espero que esse conteúdo te ajude de alguma forma e que você consiga com mais clareza, criar o seu próprio sistema. Se tiver alguma dúvida ou quiser conversar sobre o assunto, pode me escrever um e-mail que vou adorar receber sua mensagem!


Se quiser conhecer um pouco sobre o meu trabalho, que não tem relação direta com organização e planejamento, acesse meu portfólio e o site da Kofe Design. <3


www.brunaferencz.com

www.kofe.design

Meu email: bruna@kofe.design


Agradecimento!

Quero agradecer com muito carinho a BDR, que é nossa parceira de longa data e ainda, uma cliente muito especial para a Kofe. Fiquei muito feliz pelo convite para falar sobre esse assunto e dividir minha experiência com vocês.


A todas as pessoas que trabalham na BDR, obrigada! Vocês são incríveis!

A todos vocês que leram, muito obrigada e meus melhores desejos por sua organização e planejamento!

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